Wo wird KI im Unternehmen genutzt? 18 konkrete Beispiele für KI im Mittelstand
Wo wird KI im Unternehmen genutzt?
KI im Unternehmen wird längst nicht mehr nur für Texte, Bilder oder einfache Chatbots eingesetzt. Besonders interessant wird Künstliche Intelligenz dort, wo sie konkrete Aufgaben in bestehenden Unternehmensprozessen übernimmt: im Einkauf, Vertrieb, Vertragsmanagement, in der Verwaltung, im Projektmanagement oder beim Umgang mit internem Wissen.
Dabei muss KI nicht zwangsläufig bedeuten, Unternehmensdaten an öffentliche Cloud-Dienste zu übertragen. Moderne KI-Systeme können auch auf der eigenen Infrastruktur betrieben und mit unternehmenseigenen Daten, Dokumenten und Prozessen verbunden werden.
Von der allgemeinen KI zum konkreten KI-Agenten
Ein praktisches Beispiel dafür ist die GiKS Suite. Die Plattform ermöglicht den lokalen Betrieb verschiedener KI-Modelle und KI-Agenten im Unternehmen. Statt eines allgemeinen Chatbots übernehmen die einzelnen Agenten klar definierte Aufgaben und können auf die für ihre Arbeit notwendigen Informationen und Systeme zugreifen.
Wie konkret das werden kann, zeigen bereits vorhandene Anwendungen: Ein Vertragswächter analysiert Verträge und erkennt Abweichungen, ein Fristenwächter behält Termine aus Dokumenten im Blick, SupplAI unterstützt den Einkauf bei der Lieferantenanalyse und AkquiseAI recherchiert und qualifiziert potenzielle Kunden. Andere Agenten unterstützen beispielsweise beim Management-Reporting, machen internes Wissen zugänglich oder erstellen aus Meetings Protokolle und Aufgaben.
Wir haben acht konkrete KI-Agenten aus der GiKS Suite ausgewählt und zeigen, was sie machen, wo sie im Unternehmen eingesetzt werden können und für welche Unternehmen und Branchen sie besonders interessant sind.
Was bedeutet On-Premise-KI?
On-Premise bedeutet, dass Software und Daten auf der eigenen IT-Infrastruktur eines Unternehmens betrieben und verarbeitet werden – beispielsweise auf eigenen Servern direkt im Unternehmen oder in einer vom Unternehmen kontrollierten Umgebung. Im Unterschied zu einer öffentlichen Cloud werden Daten und KI-Anwendungen damit nicht auf der Infrastruktur eines externen Cloud-Anbieters ausgeführt.
Bei On-Premise-KI laufen entsprechend auch die eingesetzten KI-Modelle und Anwendungen innerhalb dieser eigenen Infrastruktur. Das Unternehmen behält damit die Kontrolle darüber, wo seine Daten verarbeitet und gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann.
KI-Agenten im System Unternehmen
Bevor wir auf die einzelnen KI-Agenten schauen, lohnt sich ein kurzer Blick aus der Vogelperspektive: Ein Unternehmen ist ein komplexes System aus Menschen, Prozessen, Daten, Software, Regeln und Abhängigkeiten. KI sollte deshalb nicht isoliert eingesetzt werden, nur weil eine bestimmte Anwendung technisch möglich ist.
Im besten Fall beginnt der Einsatz von KI mit der Frage: Welche Prozesse können wir verbessern, beschleunigen oder sinnvoll automatisieren? Erst daraus ergibt sich, an welcher Stelle ein KI-Agent einen echten Mehrwert schaffen kann und auf welche Daten, Systeme oder Arbeitsschritte er dafür zugreifen muss.
Ein KI-Agent ist damit idealerweise ein prozessoptimierendes Element innerhalb des Gesamtsystems Unternehmen – und keine Insellösung.
Für die folgenden Beispiele verlassen wir diese Vogelperspektive zunächst wieder und schauen ganz konkret auf einzelne Agenten: Was können sie, welche Aufgaben übernehmen sie und wo lassen sie sich praktisch einsetzen?
Wo wird KI im Unternehmen genutzt? 18 KI-Agenten und ihre Einsatzgebiete
| Assistent | Was macht er? | Praktisches Einsatzgebiet / Beispiel |
| Steuerrecht | Beantwortet steuerrechtliche Fachfragen auf Basis eines Wissensgraphen und liefert die zugehörigen Quellen bzw. Fundstellen mit. | Steuerkanzlei / Finanzabteilung: Mitarbeiter fragt nach der steuerlichen Behandlung eines konkreten Geschäftsvorgangs und erhält Antwort plus relevante Fundstelle. |
| VOB und Vergabe | Macht Regelwerke aus Bau, handwerk und öffentlicher Vergabe gezielt abfragbar. | Bauunternehmen: Bei einer öffentlichen Ausschreibung können Projektleiter Fragen zu VOB-Regelungen direkt im Kontext des Projekts klären. |
| Vertragswächter | Analysiert Verträge, ordnet Klauseln ein, erkennt ungewöhnliche Abweichungen und verfolgt Vertragsänderungen | Maschinenbauer: Neue Lieferantenverträge werden mit bestehenden Standards bzw. üblichen Vertragsbedingungen verglichen. |
| Fristenwächter | Erkennt Termine und Fristen aus Verträgen und Vorgängen, überwacht sie und weist rechtzeitig darauf hin. | Immobilienverwaltung: Kündigungs-, Verlängerungs-, Gewährleistungs- oder Wartungsfristen werden automatisch aus Dokumenten erfasst. |
| Angebotskalkulator | Erstellt bzw. unterstützt Kalkulationen für öffentliche Bauausschreibungen anhand von Leistungsverzeichnissen und Erfahrungswerten. | Tiefbauunternehmen: Ein neues LV wird mit Daten vergangener Projekte kombiniert, um schneller eine Angebotskalkulation vorzubereiten. |
| SupplAI | Analysiert und vergleicht Lieferanten, Preise und Beschaffungsvorgänge. | Produktionsunternehmen: Einkauf erkennt Preisentwicklungen, vergleicht Lieferanten und identifiziert mögliche Alternativen oder Einsparpotenziale. |
| AkquiseAI | Recherchiert potenzielle Zielkunden, bewertet bzw. qualifiziert sie und bereitet individuelle Vertriebsansprachen vor. | B2B-Maschinenbauer: Aus definierten Zielbranchen werden passende Unternehmen recherchiert und für den Vertrieb priorisiert. |
| Partner-Matching | Bewertet mögliche Unternehmenspartner systematisch anhand relevanter Kriterien. | Technologieunternehmen: Suche nach Vertriebspartnern, Entwicklungspartnern oder passenden Zulieferern in neuen Märkten. |
| Kundenstimmen | Analysiert Kundenfeedback und Bewertungen und erkennt wiederkehrende Themen und Muster. | Hersteller mit vielen Servicefällen: Rezensionen, Beschwerden und Kundenfeedback zeigen, welche Probleme oder Produktmerkmale besonders häufig genannt werden. |
| Bauprojekt-Assistent | Unterstützt Nachtragsmanagement, Dokumentation und Projektsteuerung in Bau- und Tiefbauprojekten. | Bauunternehmen: Bautagebücher, Nachträge, Schriftverkehr und Projektdokumente werden projektbezogen zusammengeführt und auswertbar. |
| Veranstaltungsplanung | Unterstützt die Planung von Messen und Workshops, ordnet Teilnehmer zu und hilft bei der Ablaufsteuerung. | Mittelständler mit Hausmesse: Teilnehmer, Termine, Räume, Ansprechpartner und Ablauf werden zentral koordiniert. |
| Management-Reporting | Führt Kennzahlen aus verschiedenen unternehmenseigenen Systemen zusammen und bereitet sie für das Management auf. | Geschäftsführung eines Produktionsbetriebs: ERP-, Vertriebs- und Produktionsdaten werden für regelmäßige Managementberichte zusammengeführt. |
| Protokoll | Zeichnet Gespräche auf, erkennt verschiedene Sprecher und erstellt daraus Protokolle und Aufgabenlisten. | Projektmeeting: Nach dem Jour fixe stehen automatisch Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgaben und Zuständigkeiten bereit. |
| Aufgaben und E-Mail | Stellt ein gemeinsames Arbeitsboard für Mitarbeiter und KI-Assistenten bereit. Vorgänge werden gemeinsam bearbeitet, statt vollständig automatisiert durchzulaufen. | Backoffice / Kundenservice: Eingehende Anfragen werden analysiert und vorbereitet; Mitarbeiter prüfen und entscheiden anschließend über den nächsten Schritt. |
| Kanzlei-Chat | Ermöglicht Steuerberatern, Anwälten und Kanzleien fachlichen KI-Zugriff über lokale Sprachmodelle. | Steuerkanzlei: Mitarbeiter können mit eigenen Fachinformationen und Dokumenten arbeiten, ohne dafür einen öffentlichen KI-Dienst zu verwenden. |
| Wissen und Dokumente | Macht interne Dokumente durchsuch- und abfragbar. Zugriffe berücksichtigen die vorhandenen Rollen und Rechte. | Industrieunternehmen: Mitarbeiter fragt: „Wie wird Maschine X gewartet?“ und erhält Informationen aus Handbüchern, internen Anweisungen und Dokumentationen. |
| Unternehmensrecherche | Sammelt öffentlich verfügbare Informationen über Unternehmen, strukturiert sie und wertet sie aus. | Vertrieb / Einkauf / M&A: Vor einem Kundentermin werden Unternehmensgröße, Geschäftsfelder, Standorte und weitere relevante Informationen zusammengestellt. |
| Schulungsassistent | Trainiert Mitarbeiter anhand der eigenen Unternehmensunterlagen und kann deren Wissen überprüfen. | Produktion / Onboarding: Neue Mitarbeiter lernen Arbeitsanweisungen, Produkte oder Prozesse anhand der internen Dokumentation und können anschließend ihr Wissen testen. |
(Agenten produziert von GiKS E&O Gesellschaft für Integrierte KI-Systeme mbH, August 2026)
Wo anfangen mit KI im Unternehmen?
Die Beispiele zeigen: Die Frage ist heute weniger, ob KI im Unternehmen eingesetzt werden kann, sondern wo ihr Einsatz tatsächlich sinnvoll ist. Vom Einkauf über Vertrieb und Vertragsmanagement bis zum internen Wissensmanagement gibt es zahlreiche Prozesse, die sich mit spezialisierten KI-Agenten unterstützen oder teilweise automatisieren lassen.
Entscheidend ist dabei, nicht mit dem Agenten zu beginnen, sondern mit dem Unternehmen selbst: Welche Prozesse kosten Zeit? Wo entstehen Medienbrüche, wiederkehrende Aufgaben oder unnötige manuelle Arbeit? Welche Daten und welches Wissen sind bereits vorhanden? Erst wenn diese Zusammenhänge verstanden sind, lässt sich entscheiden, welche KI-Anwendungen einen messbaren Mehrwert schaffen.
Genau hier setzt MAKETTO mit dem AICO „KI-Kompass“ an: Wir betrachten Prozesse, Strukturen und Potenziale im Unternehmen und entwickeln daraus eine individuelle KI-Roadmap. Mit Lösungen wie der GiKS Suite können geeignete Anwendungen anschließend auch On-Premise umgesetzt und Schritt für Schritt in bestehende Prozesse integriert werden.
Sie möchten wissen, wo KI in Ihrem Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden kann? Sprechen Sie mit uns – wir schauen gemeinsam auf Ihre Prozesse und identifizieren die Anwendungsfälle, bei denen sich der Einsatz von KI wirklich lohnt.